Ne confondez pas être débordé et être productif

Rédigé le 21 avril 2017 par | Gestion du temps Imprimer

Cher lecteur,

Ce dont nous allons parler aujourd’hui est un élément essentiel du changement prôné par Mark, l’un des socles sur lequel vous bâtirez votre succès.

« Les employés qui semblent productifs perdent souvent beaucoup de temps à réaliser des tâches qui ne sont pas essentielles, comme écrire de longues notes sur des questions qui ne sont pas fondamentales à l’activité… ou défendre des positions qui n’ont pas beaucoup d’importance… ou travailler sur des projets qui n’ont pas une réelle incidence sur les bénéfices nets de la société » précise-t-il.

Combien de fois avez-vous entendu un collègue ou un ami vous certifier, dans un soupir mêlé de désespoir et de solennité : « Non, là vraiment, je ne peux pas, je suis overbooké » ?

Ce besoin de faire remarquer à qui veut bien l’entendre que l’on est débordé est symptomatique de notre époque ultra-connectée, où tout va si vite, comme pour prouver qu’on y a notre place.

Un besoin de reconnaissance

Une étude menée en décembre 2016 aux États-Unis par 3 chercheurs pour la prestigieuse Harvard Business Review démontrait que le fait de paraître débordé était un marqueur social, une manière d’être perçu comme quelqu’un d’important auprès des autres.

Il faut dire qu’aux Etats-Unis, la valeur travail est sacralisée, elle est associée à la réussite et perçue comme un ascenseur social. En France aussi, bien entendu, mais peut-être à moindre échelle. Question de culture. Ici, cette propension à souligner sa charge de travail – « en ce moment je suis sous l’eau » – est peut-être également une manière de se protéger d’éventuelles tâches supplémentaires.

Je me rappelle d’un tuteur de stage qui m’avait dit à l’époque :  » Le plus important, c’est de rendre compte à quel point tu travailles à la machine à café ».

Demandez à un collègue de travail s’il se considère productif, il y a de grandes chances qu’il vous réponde qu’il est si occupé à jongler entre ses différentes tâches qu’il n’a simplement pas le temps d’en faire plus. Mais demandez-lui comment il s’y prend pour gérer son travail de façon efficace et il sera étonné de constater combien il perd de temps à des tâches futiles.

« Le pire ennemi d’une saine réflexion, c’est l’éparpillement » écrivait John C. Maxwell, auteur de nombreux best-sellers sur le leadership.

Il y a en effet une énorme différence entre être débordé et accomplir ses tâches de façon efficace – celles qui auront une influence directe sur votre succès.

Alors comment savoir si vous êtes débordé ou vraiment productif ? Répondez aux questions suivantes et demandez-vous si vous êtes vraiment sur la voie du succès.

Votre « to-do-list » est-elle trop longue ?

Si vous dites « oui » à tout ce qu’on vous demande et que votre liste de tâches ne désemplit jamais, vous êtes probablement toujours débordé, mais jamais vraiment productif. Il y a de grandes chances que ce soit le cas. Rien n’est plus contreproductif que de combler le vide avec des tâches sans intérêt, pour se donner l’impression qu’on a énormément de choses à faire.

Vous devez être particulièrement sélectif sur les tâches qui figurent sur cette liste et vous devez décider précisément du moment où les accomplir. Une fois cette sélection effectuée, vous devriez vous retrouver avec une liste de tâches beaucoup plus courte qui pourra être accomplie de façon efficace dès la fin de la journée.

Est-ce que vous hiérarchisez vos tâches ?

Les personnes débordées se concentrent sur toutes les tâches en même temps alors que les personnes productives se concentrent sur une tâche à la fois et portent toute leur attention sur l’objectif qu’elle vise. En quoi cette tâche va me permettre d’avancer vers mon but ?

Etre capable de donner la priorité à certaines tâches plus qu’à d’autres va vous permettre de leur accorder le temps et l’attention qu’elles méritent au moment opportun. Vous pourrez ainsi être plus efficace et plus rapide, donc plus productif. Vous n’aurez pas cette tentation de passer d’une tâche à l’autre sans réfléchir, en espérant que tout soit fait le plus vite possible.

Ainsi, à chaque fois que vous choisissez une tâche plutôt qu’une autre, vous devez vous demander : « Pourquoi je choisis d’accomplir cette tâche à ce moment-là ? Pourquoi passe-t-elle en premier ? » C’est une question qui peut sembler basique, mais elle est très importante.

Faites-vous un suivi de votre travail ?

Les personnes débordées ont tendance à associer une tâche à un accomplissement. Si vous avez exécuté autant de tâches en une journée, c’est forcément que vous avez accompli quelque chose, n’est-ce pas ? Mais terminer une tâche en 20 étapes alors qu’elle aurait pu l’être en 5, ce n’est pas utiliser son temps à bon escient…

Les personnes productives ne comptent pas les tâches qu’ils ont exécutées, ils prennent le chemin le plus direct et le plus stratégique qui les mènera vers un objectif clairement défini.

Le chemin vers ces objectifs pourra ensuite être analysé, mesuré et évalué grâce à un suivi détaillé de votre travail. Car vous devez toujours vous intéresser au retour sur investissement de votre temps.

Soyez honnêtes avec vous-même

Ne plus faire partie des personnes débordées et intégrer le cercle des personnes productives, voilà le vrai changement à opérer. Et n’importe qui peut le faire, vous n’avez plus d’excuse !

La première étape pour effectuer cette transition est d’être honnête avec vous-même. Pourquoi êtes-vous tout le temps si occupé ? Pourquoi cherchez-vous à l’être ? Pourquoi voulez-vous que les autres le pensent ? Dans quelle mesure cette distinction entre être débordé et être productif affecte-t-elle votre réussite ?

C’est à toutes ces questions que vous devez répondre avec la plus grande franchise. C’est la base sur laquelle vous construirez vos plus grands succès. Ce qui ne vous empêche pas de communiquer sur vos progrès, surtout si vous avez des supérieurs ! Comme le précise Mark dans l’une des séries du Club des Créateurs de Richesse – qui ouvrira ses portes dans quelques jours :

« Faire correctement votre travail est un bon point. Le faire de mieux en mieux au fil du temps est encore mieux. Mais à moins que vous n’informiez votre patron et les autres personnes ayant des postes à responsabilité de vos progrès, vous n’aurez pas la garantie d’obtenir leur aide. Prenez l’habitude de tenir vos supérieurs régulièrement informés, par écrit, sur les problèmes que vous rencontrez et les objectifs que vous avez atteints. »

Devenez productif donc, mais ne restez pas dans l’ombre !

Yann Boutaric

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Yann Boutaric
Yann Boutaric
Rédacteur en chef des Dossiers d’Altucher

Entrepreneur dans l’âme, dès la fin de ses études, son master en poche, Yann Boutaric s’envole vers le Brésil où il crée son entreprise de cours de français dans l’Etat de São Paulo et travaille dans le secteur du tourisme de luxe à Rio de Janeiro.

Deux ans plus tard, il décide de rentrer à Paris pour intégrer l’équipe des Publications Agora, au sein de laquelle il s’attache à transmettre aux lecteurs son goût pour l’entrepreneuriat et sa conviction qu’il ne tient qu’à nous d’élargir sans cesse le champ des possibles.

Rédacteur en chef des Dossiers d’Altucher, il a fait appel à James Altucher et à son équipe d’experts pour vous apporter des solutions et des recommandations concrètes dans tous les domaines, afin que vous puissiez décider, agir et progresser.